E-mail con un occhio al bon ton
Il galateo non è un argomento desueto e polveroso, si è modificato e si modifica con il passare dei tempi e dei costumi.
Eccoci così a parlare di Netiquette, ovvero dell’etiquette della rete.
Le e-mail hanno ormai sostituito quasi del tutto la corrispondenza cartacea e, con la diffusione degli smartphon, sono divenute uno strumento di comunicazione veloce ed immediato sia sul lavoro che fra amici e conoscenti.
Anche la corrispondenza via rete, come quella epistolare, ha una sua etichetta e vi sono alcune regole che sarebbe bene seguire sempre.
Importante è curare con attenzione l’oggetto delle nostre e-mail: deve essere breve ma completo, deve dare immediatamente indizio sul contenuto della comunicazione ed agevolare la sua ricerca una volta che la mail sarà stata archiviata dal destinatario.
Un suggerimento potrebbe essere quello di inserire il “RE” dopo aver scritto il testo, cercando di riepilogare il contenuto in massimo cinque sei parole.
Molta attenzione deve essere prestata ai destinatari della posta elettronica: i nominativi inseriti nel campo “A” sono i diretti interessati, che si presuppone rispondano alla richiesta.
In “Cc” andranno inseriti coloro che debbono prendere solamente atto della comunicazione. Rispondere ad una e-mail quando si è destinatari solo in copia conoscenza, non è molto educato, in quanto si sta rispondendo senza essere stati realmente interpellati. Nel caso venga fatto, sarebbe opportuno scusarsi e spiegarne la ragione: ad esempio se stiamo rispondendo in sostituzione ad un collaboratore o collega assente oppure se si viene chiamati erroneamente in causa.
Non dimentichiamo inoltre che gli indirizzi inseriti in “Cc” saranno fruibili da tutti i destinatari, il che potrebbe non essere gradito. Abituiamoci quindi ad utilizzare il “Ccn”, grazie al quale è possibile raggiungere tutti i contatti che desideriamo senza divulgazione degli indirizzi di posta elettronica di mezzo mondo.
Intestazione e saluti sono altri punti che richiedono attenzione.
Le e-mail sono generalmente meno formali delle lettere cartacee, pertanto si evitano formule come “Egregio, Stimatissimo … “.
Tuttavia se trattasi di corrispondenza di lavoro o di studio, quindi di corrispondenza formale, è sempre bene utilizzare un iniziale “gentile / gentilissimi”.
Analogamente al termine del testo, nei saluti è possibile tralasciare formule cartacee come “Cogliamo l’occasione per porgere cordiali saluti”, ed utilizzare formule di rispetto, ma più immediate come “cordialmente / cordiali saluti”.
Non dimentichiamo mai che tutte le comunicazioni odierne non verbali come messaggistica tramite SMS, piuttosto che Whats App e e-mail mancano completamente di tutto il non-verbale che fa parte di una comunicazione e che quindi comporta con facilità la possibilità di essere fraintesi.
Meglio un grazie ed una parola gentile in più che rischiare di risultare prepotenti od essere mal interpretati.
